Desain & Struktur Organisasi
1. Pentingnya Struktur dan Desain Organisasi
Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu
mengoptimalkan kinerja baik organisasi maupun anggotanya. Hal ini tercapai
apabila ada penataan tugas, aktivitas kerja dan individunya menurut cara-cara
tertentu agar tujuan tercapai. Sebuah struktur dan desain yang efektif harus
mampu menggunakan tipe dan jumlah risorsis dengan tepat (misalnya uang,
material, orang) untuk mencapai tujuan. Ini artinya:
Mengorganisasi tugas dalam cara-cara yang paling efisien dan
efektif agar tidak ada duplikasi pekerjaan.
Mengkoordinasikan sejumlah aktivitas dari berbagai
departemen dan unit untuk mencapai tujuan bersama.
Mengalokasikan kedudukan dan orang agar ada jaminan kalau
pekerjaan dapat diselesaikan
Menjelaskan kewenangan, peran, dan tanggung jawab.
Namun struktur dan desain organisasi tidak sekadar suatu
sarana (means) untuk menjamin agar berbagai aktivitas dikelola dalam cara yang
paling efisien. Struktur organisasi yang efektif juga akan membantu proses
perencanaan, pembuatan keputusan, dan meminimalisir konflik diantara berbagai
departemen dan fungsi akibat dari adanya ekspektasi kerja yang kadang tidak
jelas.
Studi klasik dan manajemen keilmuan (scientific management) berfokus
pada “one best way” untuk menata organisasi , teori kontingensi berargumen
bahwa tidak ada satu struktur dan desain organisasi yang tepat untuk diterapkan
bagi setiap – malahan manajer dituntut untuk tahu dengan jeli struktur mana
yang “paling tepat”. Karenanya, manajer perlu memahami bagaimana menciptakan
struktur dan desain organisasi sambil mempertimbangkan kemajuan teknologi,
kekuatan individual, dan sebagainya. Untuk itu, mereka perlu menganalisa
kondisi organisasi dan lingkungannya, menentukan desain terbaik, mengimplementasikan,
secara kontinyu memonitor dan mengkaji struktur dan desain agar tetap efektif.
2. Beberapa Pendekatan Dalam Proses Departementalisasi
Departementalisasi merupakan proses penentuan bagian bagian
dalam organisasi yang akan bebrtanggungjawab dalam melakukan bermacam jenis
pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Dalam
mendesain organisasi, khusunya dalam prosesdepartementalisasi, ada beberapa
pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan
fungsional, berdasarkan produk, berdasarkan pelanggan, berdasarkan geografis,
dan berdasarkan matriks.
Pendekatan Fungsional
Berdasarkan pendekatan ini, proses departementalisasi
dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah
organisasi.
Pendekatan Produk
Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam
organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi.
Pendekatan Pelanggan
Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi
ditentukan berdasarkan karateristik pelanggan yang menjadi sasara pelanggan
dari organisasi.
Pendekatan Geografis
penetuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan
berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi beroperasi.
Pendekatan Matriks
Pendekatan departementalisasi terakhir yang diperkenalkan
adalah pendekatan matriks. Pendekatan ini pada dasarnya merupaka n proses
departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan
pendekatan lain, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu,
ataupun berdasarkan pendekatan lainnya.
3. Model-model disainorganisasi
Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah
mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara
fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan
dan besaran satuan kerja.
Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2
model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.
A. Desain Organisasi Mekanistik.
Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang
keyakinan dan kepercayaan.
Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan
ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga
informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya
sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas,
keputusan Relatif.
Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original,
tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus
kesalahan.
B. Desain Orgranisasi Orgranik.
Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan
kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode
Partisipasi.
Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga
informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah
dan kesamping.
Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan
ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan
melalui proses kelompok.
Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi
kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan
pemecahan masalah dan pengendalian diri.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada
teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang
bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau
sub-sub untit di dalamnya.
Desain struktur subunit didesain sesuai dengan
kontinummekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi
lingkungan, khususnya laju perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg
lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain
mekanistik.
Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah
peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat
diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya
peraturan dan perencanaan.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar